(Réalisée en partenariat avec le cabinet AGO Conseils)
L’entreprise et sa demande
Le Directeur des Ressources Humaines de ce groupement de structures médico-sociales a sollicité ErgoCoaching pour la mise en place d’un plan d’action qui réduirait l’absentéisme et les conflits au sein des 5 établissements implantés en Centre Val de Loire.
Les établissements accueillent des enfants et des adolescents atteints de troubles psychotiques et autistiques. Fruit de la fusion de plusieurs associations historiques, la gouvernance du groupement a entrepris il y a 3 années une refonte du projet d’établissement et des projets de services. Depuis, le climat social se détériore progressivement sans que les encadrants en local n’arrivent à apaiser la situation. La sollicitation du cabinet s’inscrit en réponse à une alerte harcèlement émise par le CSE (voir notre article « Enquête harcèlement » lien), il s’agit pour ErgoCoaching d’identifier avec les acteurs les causes racines des difficultés rencontrées (diagnostic) et d’accompagner le groupement à la conception d’un plan d’action pluriannuel d’amélioration du volet psychosocial.
La mise en place de l’intervention
Il se met en place après une phase d’analyse de la demande. L’enjeu pour cette intervention est de saisir les problématiques transversales et les problématiques locales et d’identifier la manière dont elles s’articulent aux postes de travail. Plusieurs métiers sont concernés, des fonctions supports (ex : assistante administrative, chargées d’accueil, personnel éducatif, personnel paramédical, cuisiniers, chauffeurs).
La démarche participative déployée avec le groupement repose sur la mise en place de structures de pilotage de l’intervention à savoir :
- Un comité de pilotage dont le rôle est de s’assurer du bon déroulement de la démarche, de rendre les arbitrages par rapport aux éléments remontant des groupes de travail. Il doit comprendre des représentants des métiers pour rester au plus proche des situations de travail, des représentants de la direction (dont la direction générale et le président du conseil d’administration), la ligne managériale pour accéder aux situations locales et des élus du personnel pour construire une démarche paritaire.
- Des groupes de travail (GT) dont le rôle est, à partir d’une problématique donnée, de pouvoir approfondir et rendre opérationnelles les pistes de travail issues du diagnostic. Ils sont composés de salariés volontaires représentant les métiers concernés par les problématiques retenues.
La démarche est initiée par une première réunion du COPIL. Au cours de cette réunion, l’approche méthodologique est présentée à l’ensemble des acteurs ainsi que le calendrier prévisionnel de l’intervention, introduisant les premières conditions de réalisation de l’intervention. Les modalités de communication envers les salariés y sont également discutées dans le cadre notamment de la 1ère communication prévue au sortir du COPIL.
La réalisation et les résultats du diagnostic
Le diagnostic a vocation à rendre compte des ressources et des contraintes déployées dans le cadre de l’activité réelle des équipes. L’analyse le structurant permet d’accéder aux facteurs de risques psychosociales.
Le diagnostic se structure autour :
- La réalisation d’une analyse sociotechnique à partir d’éléments documentaires de l’entreprise (DUERP, suivi de l’absentéisme, données RH, accidentologie, …) en vue d’identifier la population au travail, les effets du travail et la politique de prévention des RPS de l’organisation.
- La réalisation d’entretiens individuels d’une durée de 1 heure à 1 heure 30 avec les salariés du périmètre et leur manager. L’objectif de ces entretiens est de construire une compréhension opératoire de l’activité des salariés, des objectifs assignés, des moyens à disposition, du vécu du travail et des attentes en matière d’amélioration des conditions de réalisation du travail.
- La mise en place de période d’observations. Les périodes d’observation ont permis aux intervenants d’identifier les interactions existantes et la manière dont l’espace est une ressource ou non au regard de la nature de ces interactions (voir notre article « Accompagnement à la mise en place du FLEXOFFICE » lien).
Les principaux résultats du diagnostic, validées en COPIL, ont mis en lumière les problématiques suivantes :
- Un cloisonnement entre les sites et entre les services qui prive les équipes du partage des ressources existantes ;
- Un cadre institutionnel qui a étouffé les marges de manœuvre en local et insécurisé les métiers ;
- Des logiques managériales et de coordination qui ne sont pas aux rendez-vous des enjeux contextuels des sites ;
Chacune de ces problématiques impactaient de manières spécifiques les relations des établissements avec le siège, le climat social et l’organisation de chacun des sites jusqu’à remettre en question les aspects éthiques et déontologiques des métiers à l’échelle du groupement.
Les groupes de travail et l’accompagnement à la définition du plan d’action de prévention et de prise en charge des RPS
L’objectif des groupes de travail est de proposer des solutions en lien avec les problématiques validées dans le cadre du diagnostic. De les prioriser et de les organiser autour d’indicateurs, de référents et dans le temps.
Trois groupes de travail ont été constitués en intégrant la variabilité des métiers, des sites et des points de vue. Chaque groupe de travail s’est réuni deux fois autour d’une thématique, une session finale a été organisée pour chaque groupe en vue de valider le plan d’action complet, résultat du travail de chacun des groupes.
Le plan d’action formalisait les mesures prises autour de 4 thématiques :
Structure du plan d’action
(Sources : Ergocoaching et AGO Conseils)
Au total, 10 mesures ont été prises par le groupement à différentes échelles de l’organisation, traitant à la fois de l’intégration des jeunes, de la transition d’une structure à une autre, de l’organisation des transports ou bien encore de l’organisation fonctionnelle de la pluridisciplinarité.
Les restitutions finales
L’ensemble de l’intervention, avec le plan d’action, a été restituée à l’ensemble des salariés du groupement. Des échanges ont eu lieu durant ces restitutions. Ils ont permis aux décideurs de rétablir le lien de confiance avec les équipes grâce à une perspective de changement ancrée dans travail réel réalisé par les équipes.
Un accompagnement à distance à 6 mois a été mis en place avec les équipes dirigeantes afin de les aider à articuler le plan d’action avec les futurs projets d’établissement et de services.
Michelle Rousseau
Dirigeante ErgoCoaching
contact@ergocoaching.fr